Jak připravit členskou schůzi

28.07.2015

Spousta z nás zažila schůze, které nikam nevedly, nebo jejich průběh místy připomínal arabskou tržnici. Což je ostatně důvod, proč jsou schůze opravdu povinností, nikoliv příjemným povídáním se sousedy či spoluvlastníky. Pokud je alespoň trochu vůle u spoluvlastníků se dohodnout, potom lze téměř vždy schůzi dovést do zdárného konce. Její průběh je však nutné stále usměrňovat a průběžně odstraňovat námitky. Vleklé diskuse obvykle nepomáhají řešení, pouze se stále více řešení odsouvá. Jako u všech činností je nejdůležitější příprava. Některé zdroje uvádějí, že dobrá příprava je 70% úspěchu. Na členských schůzích to platí dvojnásob.

Najděte spojence

Ačkoliv se tím lidé příliš nechlubí, schůze je z větší části politika. Aby proběhla přesně podle plánu, je nutné alespoň trochu odhadnout své sousedy. Musíte vědět, kdo se s kým stýká (je zde předpoklad, že budou hlasovat stejně), kdo se rád poslouchá a v neposlední řadě je nutné počítat i s těmi, kteří jsou apriori proti jakékoliv změně. Schůze se následně zvrtne v marný boj.

Pokud jste menší společenství, můžete si udělat modelový příklad hlasování. K tomu je potřeba znát výše jednotlivých vlastnických podílů (lze na najít na katastru nemovitostí), se kterými následně odhadněte možný vývoj hlasování.

Předjednání

Abyste co nejvíce snížili riziko neúspěchu Vašeho návrhu, je dobré si jej předjednat a do problematiky zapojit co nejvíce lidí. Ti jsou následně více zapálení pro věc a je šance, že přesvědčí i své okolí.

Ačkoliv se vše nejlépe řeší osobně, ne vždy je dostatek času pro velkou agitační akci. Proto nastupují elektronické formy. Email, webové stránky družstva nebo společenství, případně diskuse, pokud je zřízena.

Dejte lidem informace

Spousta dotazů na schůzích je dána nedostatečnými informacemi o projednávaných bodech. Strohá informace o změně správcovské firmy může být pro spoustu lidí málo. Rádi by se např. dozvěděli, proč výbor k tomuto kroku přistoupil, zda již má vybranou náhradu, nebo jestli se bude vyhlašovat výběrové řízení.

Na druhou stranu může dostatek informací nahrávat právě „problémovým“ sousedům, kteří budou mít dostatek času na přípravu shození takového návrhu.

Některé diskuse přesuňte mimo schůzi

Pokud vidíte, že se na schůzi začíná hledat řešení (obvykle tedy spíše "proč to nejde"), potom se snažte dostat tuto diskusi mimo schůzi. Například do emailu, nebo na Vaše webové stránky, pokud je máte zřízeny. Zkrátíte tak čas, který bude schůze trvat.

Buďte věcní

Na každý bod se snažte odpověď na otázky (Kde? Kdy? Jak? Proč? Za kolik?). Dá se totiž předpokládat, že tyto dotazy budou na schůzi vzneseny. Je dobré být připraven.

Stanovte si časový plán

Před schůzí si stanovte, kolik času chcete danému bodu věnovat. V průběhu schůze se pokuste tento čas co nejvíce dodržet. Víme, že ne vždy je to možné splnit, zvláště když máte výřečnější sousedy. Ale nevadí, v extrémním případě zafunguje i tlak ostatních členů neprodlužovat schůzi zbytečně.

»zpět do archivu novinek